Executive Assistant (m/w/d) - Freelance-Projekt in Vollzeit
Standort: Region Stuttgart
Start: Ab sofort
Projektlaufzeit: 12 Monate mit Option auf Verlängerung
Arbeitsmodell: Hybrid - 3 Tage vor Ort, 2 Tage remote
Auslastung: Vollzeit (5 Tage pro Woche)
Beschäftigungsart: Freelance / Freiberuflich
AUFGABEN
Sie sind die zentrale Schnittstelle für 3 bis 5 C-Level-Führungskräfte und halten ihnen in einer projektintensiven Phase den Rücken frei.
- Umfassendes Termin- und Kalendermanagement für mehrere Führungskräfte, inklusive Abstimmung und Priorisierung über alle Kalender hinweg
- Vorbereitung und Organisation von Führungskreis-Meetings, Gremiensitzungen und Projektrunden: Agenda, Unterlagen, Protokolle und Nachverfolgung offener Punkte
- Unterstützung in den laufenden Projekten: Koordination von Projektterminen, Nachhalten von Aufgaben und Status, Schnittstelle zu den Projektteams
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen auf Deutsch und Englisch
- Eigenständige Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, auch mit internationalen Standorten, Kunden und Partnern
- Planung und Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen sowie interner und externer Veranstaltungen
- Erste Ansprechperson für interne und externe Stakeholder, inklusive Filterfunktion und vertraulichem Umgang mit sensiblen Informationen
- Weiterentwicklung von Office-Abläufen, Ablagestrukturen und Prozessen
PROFIL
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise mit Weiterbildung im Office- oder Assistenzbereich
- Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant auf C-Level- oder Vorstandsebene, gern in einem international ausgerichteten Industrie- oder Technologieunternehmen
- Erfahrung darin, mehrere Führungskräfte gleichzeitig zu unterstützen
- Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift (absolutes Must-have)
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel und Teams
- Ausgeprägte Organisationsstärke und souveränes Prioritätenmanagement, auch bei hoher Projektlast
- Diskretion, Loyalität und ein professionelles, verbindliches Auftreten
- Hands-on-Mentalität und die Fähigkeit, sich schnell in neue Themen und Strukturen einzuarbeiten
- Verfügbarkeit ab sofort und Bereitschaft zu 3 Präsenztagen pro Woche
DAS ERWARTET SIE
- Eine verantwortungsvolle Rolle direkt an der Seite der Unternehmensleitung
- Einblick in zahlreiche strategische Projekte eines wachstumsstarken, international tätigen Unternehmens
- Ein Vollzeit-Projekteinsatz über 12 bis 18 Monate mit klarer Planungssicherheit
- Ein hybrides Arbeitsmodell mit 3 Tagen vor Ort und mobilem Arbeiten an den übrigen Tagen
- Ein Umfeld, in dem Eigeninitiative, Struktur und Verlässlichkeit spürbar geschätzt werden
